Tagespflege

Strukturieren Sie Ihre Tagespflege individuell und trotzdem wirtschaftlich mit heimbas

Für Ihre Gäste bedeutet die Tagespflege ein Stück Lebensqualität. Sie werden von zu Hause abgeholt, nehmen ihre Mahlzeiten gemeinsam mit anderen ein, erleben einen abwechslungsreichen Tag und werden rundum gut betreut. Aktivitäten und Angebote wie Gymnastik, Gedächtnistraining oder Spaziergänge tragen dazu bei, vorhandene Fähigkeiten zu erhalten und zu fördern. Diese sind bei Ihren Gästen in der Regel sehr unterschiedlich ausgeprägt. So müssen zum Beispiel körperliche Einschränkungen, Depressionen oder demenzielle Erkrankungen berücksichtigt werden. Sie stehen damit vor der Herausforderung, Tagesabläufe entsprechend den Möglichkeiten und Interessen Ihrer Gäste zu organisieren. Und das so individuell und so effizient wie möglich.

Erleichtern Sie die individuelle Betreuung mit heimbas

heimbas bietet Ihnen Softwarelösungen, die allen Anforderungen einer teilstationären Tagespflege gerecht werden. Damit Ihre Gäste sich wohlfühlen und optimal in ihrer Eigenständigkeit gefördert werden können, sollten die betreuenden Pflegekräfte Zugriff auf deren Stamm- und Biographiedaten haben. Das gewährleistet heimbas Software dadurch, dass alle Angaben in nur einer Datenbank erfasst werden, auf die auch Pflegekräfte ortsunabhängig jederzeit Zugriff haben. Mithilfe der Software können individuelle Tagesabläufe für jeden Gast erstellt werden. Einfach, schnell und unkompliziert.

Generell unterstützt Sie heimbas Software dabei, Prozesse digital zu verschlanken, zum Teil zu automatisieren und zu dokumentieren. Schon beim ersten Gespräch mit Ihrem potenziellen Tagespflegegast und/oder dessen Angehörigen werden alle relevanten Daten erfasst und dann automatisch in Verträge und Leistungsabrechnungen übernommen. Damit gehört die zeitaufwendige und fehleranfällige Mehrfacherfassung von Daten der Vergangenheit an.

So individuell wie die Gäste Ihrer Tagespflege sind auch deren Anwesenheiten. Manche kommen vielleicht nur zwei- oder dreimal die Woche. Über heimbas Software erfolgt die Erfassung der Anwesenheiten mit direkter Anbindung an die Rechnungslegung. Auch eine tagesindividuelle, effiziente Tourenplanung Ihres Fahrdienstes lässt sich über heimbas steuern. Denn kürzere Wege verursachen weniger Kosten.

Besonders praktisch: die heimbas Angehörigen-App. Mit ihr können Pflegekräfte Angehörige jederzeit benachrichtigen und in Zweifelsfällen Rückfragen stellen. Aber auch Fotos zum Beispiel von einem schönen gemeinsamen Ausflug der Tagespflege-Gäste lassen sich direkt übermitteln. Das ermöglicht Teilhabe und gibt Angehörigen das sichere Gefühl, ihre Lieben in guten Händen zu wissen.

heimbas Software bietet Ihnen noch viele weitere Funktionen, die für Entlastung und ein wertschätzendes Miteinander sorgen. Unsere Softwarelösung für die Tagespflege besteht aus verschiedenen Modulen, die Sie ganz nach Bedarf miteinander kombinieren können.

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Das heimbas Software-Module für Ihre Tagespflege

Die Basis bildet das Modul Verwaltung mit einer zentralen Stamm- und Adressendatenbank. Ergänzend dazu kommen die Module Pflegedokumentation und Dienstplan. Bei Bedarf können zusätzlich eine Reihe von Extra-Modulen integriert werden: von der Finanzbuchhaltung und dem Qualitätsmanagement über App-Lösungen für Mitarbeiter und Angehörige bis hin zu Modulen für die Verwaltung von Serviceleistungen und Essen auf Rädern.

heimbas bietet Ihnen damit eine modulare Softwarelösung, die mit Ihrer Tagespflege wachsen kann und sich flexibel an alle Anforderungen anpasst.

Verwaltung

  • Alle Daten und Dokumente Ihrer Bewohner in einer digitalen Akte
  • Adressen werden über eine Zentrale Adressdatenbank synchronisiert
  • Auslastung sicherstellen durch Interessentenverwaltung mit Belegungsmanagement
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  • Keine doppelten Datensätze durch automatische Prüfung auf Übereinstimmungen
  • Bargeldbuchhaltung der Bewohner: Druck einer Übersicht jederzeit oder automatisiert möglich
  • Bargelder werden eigenständig aus der Fakturierung gebucht
  • Dokumentierte Abwesenheiten werden automatisiert in der Abrechnung berücksichtigt, auch rückwirkend oder zukünftig
  • Nachträgliche Pflegegradwechsel werden automatisch storniert und neu berechnet
  • Layout der Rechnungen in Ihrem Corporate Design
  • Rechnungen werden automatisch in der heimbas-Finanzbuchhaltung verarbeitet und gebucht. Sortieren Sie nach Klienten oder nach Kostenträgern
  • Der Datenträgeraustausch nach SGB V § 302 sowie nach SGB XI § 105 erfolgt automatisch und verschlüsselt
  • Archivierung der Rechnungen in der heimbas-Bewohnerakte
  • SEPA-Lastschriften möglich
  • Tagespflege:
        hier rechnet heimbas lediglich die Anwesenheitstage ab
        Übersichtliche Darstellung der Anwesenheiten aller Gäste
        Einfache Erfassung der Anwesenheiten über die Verwaltung oder die Pflegedokumentation
        Einfache Erfassung des Fahrdienstes inkl. Abrechnung und Zuordnung zu den Touren
  • Geschäfts- und Serienbriefe einfach mit dem gewünschten Briefkopf erstellen
  • Schnittstellen zu Datev und anderen vorhanden
  • Automatisch verschlüsselter Dakota-Versand an Kostenträger

Pflegedokumentation

  • Bilden Sie Ihr individuelle verwendetes Pflegemodell ab
  • Strukturmodell zur Entbürokratisierung mit strukturiertem Aufbau: SIS, Maßnahmenplanung, Pflegeverlauf, Evaluation
  • Strukturierte Risikoerfassung nach den nationalen Expertenstandards
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  • sehen Sie auf einen Blick die Versorgungssituation Ihrer Bewohner und evtl. Hadnlungsbedarf im heimbas-Pflegemananger
  • Handlungsketten mit Pflegeaufgaben unterstützen Sie bei wichtigen Ereignissen (z. B. Einzug von Klienten, veränderte Pflegesituation, Rückkehr aus Krankenhaus)
  • Ihre individuelle Vorgaben für Dienstübergabe
  • Dokumentationsdefizite durch QM-System erkennen
  • Abgleich zwischen aktuellem Pflegegrad und geplanten Pflegeminuten und ggf. resultierende Handlungsempfehlungen
  • Einfache Pflegedokumentation über Touchgeräte möglich
  • Quartierbezogene Gesamtversorgungskonzepte können Sie mit dem heimbas-Pflegenavigator abbilden
  • Einsicht in den eigenen Dienstplan
  • Keine Doppelten Datensätze durch gemeinsame Datenbasis
  • Statistiken:
        Ansicht und Druck diverser Listen, z.B. für MDK
        Prüfungsrelevante Auswertungen wie Personalstruktur und Klientenlisten auch gruppiert nach MDK-Kriterien

Dienstplan

  • Bilden Sie tarifliche Regelwerke (z. B. BAT-KF, TVÖD, AVR) oder Ihre hausindividuellen Vereinbarungen und Vorgaben ab
  • Frei gestaltbare Sollzeitvarianten zur Ermittlung der monatlichen Sollarbeitszeit
  • Definieren Sie Ihr individuelles Urlaubsmodell bei Bedarf nach Alter, Betriebszugehörigkeit und geleisteter Mehrarbeit
  • Gestalten Sie individuelle Zuschlagkataloge
  • Springerfunktion zum abteilungsübergreifenden Einsatz in einer Einrichtung
  • Mehr lesen
  • Periodische Planung von Sonderdiensten möglich (z. B. Dienstbesprechungen, Teambesprechungen, Qualitätszirkel)
  • Freizeitausgleichsmanagement
  • Automatische Überprüfung nach Regelungen wie z.B. Arbeitszeitgesetz in Echtzeit
  • Einfache Steuerung von Mitarbeitern zum Überstundenabbau
  • Faire Vertretungs-Regelung: heimbas schlägt zuerst Mitarbeiter vor, die bisher selten eingesprungen sind
  • Automatische Ermittlung der Zuschläge zur Übermittlung an die Lohnbuchhaltung
  • Abgleich der Personalbesetzung mit dem tatsächlich Klientenbestand
  • Dienstpläne einfach erstellen durch Rahmenpläne, Urlaubspläne etc.
  • Ermittlung eines tag genauen Personalbedarfs durch Rückkopplung mit den Bewohnerdaten der heimbas-Verwaltung, dadurch können Sie Ihr Personal optimal planen und bares Geld sparen
  • Zeiterfassung über Terminal, PC oder mobiles Gerät
  • Schnittstelle zu gängigen Softwarelösungen für Lohn + Gehalt
  • Statistiken:
        Sämtliche Auswertungen und Listen möglich: z.B. Stammlisten, Abrechnungen des Arbeitszeit- und Urlaubskontos, Urlaubsrückstellungen und Zuschlagslisten
        Erstellen und exportieren Sie eigene Auswertungen einfach mit dem Berichtsgenerator als Excel Datei

Qualitätsmanagement

  • Dokumentenmanagement:
    Dokumente zeitsparend anlegen, archivieren, aktualisieren, Wiedervorlagen festlegen und zielgerichtet in Umlauf bringen. Der Zugriff, z.B. auf Vorgabedokumente, ist auch mobil möglich.
  • Geräte & Co.:
    Das Modul beinhaltet Medizingeräteverwaltung sowie Technik & Fahrzeuge. Verwalten Sie Ihr Bestandsverzeichnis sowie alle Mitarbeitereinweisungen und nutzen Sie die Möglichkeit, gemäß Ihres individuellen Bedarfs Gruppen selbst anzulegen.
  • Fortbildung und Seminare:
    Verwalten und steuern Sie die Fortbildungen und Seminare für alle Mitarbeiter Ihres Dienstes und lassen Sie sich diese auf dem Tablet quittieren. Mit iQM können Sie alles jederzeit auswerten und nachweisen.
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  • Fehler- und Beschwerdebearbeitung:
    Verbessern Sie durch Erfassung und Bearbeitung von Fehlern, Beinaheschäden und Beschwerden Ihre Leistungen.
  • QM-Controlling und -Steuerung:
    Nutzen Sie Statistiken und Auswertungen, um als Verantwortlicher beim QM immer den Überblick zu behalten und es kontinuierlich zu optimieren.
  • Maßnahmen:
    Das Modul, mit dem alle Maßnahmen gesteuert werden. Der Komplettüberblick für Mitarbeiter und Geschäftsführung.

Finanzbuchhaltung

  • Für jede Größe der Träger: Buchbares Zweikreissystem bestehend aus Mandanten und Buchungskreisen
  • Integrierte Haupt- und Nebenbücher bei Einsatz der heimbas-Verwaltung und Abrechnung
  • zertifiziert nach IDW PS 880
  • Mehr lesen
  • Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung möglich
  • Vergleich von Ist zu Budgetzahlen
  • Automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung über Elster
  • Übernahme von Kontoauszügen mittels MT940
  • Offene-Posten-Buchhaltung zeigt offene Posten, gruppiert nach Kostenträger oder Klient
  • SEPA-Lastschrifteneinzug
  • Strukturiertes und übersichtliches Mahnwesen
  • Optimerter Kreditorenworkflow für eingehende Rechnungen: strukturiert von der Erfassung bis zur Verbuchung, passende Benutzer oder Gruppen werden vorgeschlagen
  • Verfolgen Sie Ausgangsrechnungen in heimbas zurück bis zur zu Grunde liegenden Leistung
  • Schnittstellen zu Factoring Anbietern, z.B. Bank für Sozialwirtschaft

Angehörigen-App

  • Zugriff auf freigegebene Daten (z. B. Bargeldbewegungen, Rechnungen), Nachrichtenfunktion mit Ihrer Einrichtung

Mitarbeiter-App

  • Jeder Mitarbeiter hat seinen Dienstplan, sein Zeitkonto, seine Urlaubsplanung und den Stand von Urlaubsanträgen auch Unterwegs im Blick und kann sich sogar für einen noch freien Dienst melden

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Claudia Meinhardt

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