Heimmanager

Flexibilität steht für den Heimmanager in dem voll- und teilstationären Bereich sowie für die Tagespflege im Vordergrund. Stammdatenverwaltung, Statistik und die Bargeldverwaltung lassen sich unkompliziert darstellen und vereinfachen zeitsparend das Tagesgeschäft. Bei der Abrechnung sind jegliche Abrechnungsmodalitäten aller Bundesländer berücksichtigt und garantieren einen bundesweiten Einsatz in der Alten-, Behinderten-, Jugend- und Gefährdetenhilfe.

Eine Integration zu anderen HEIMBAS Modulen wie Finanzwesen, Dienstplan- und Pflegemanager ermöglicht ein unternehmensweites Controlling. Das integrierte Abrechnungscontrolling im Heimmanager zeigt durch grafische Symbole unter anderem an, ob Rechnungen noch zu schreiben oder noch zu bezahlen sind.

Stammdaten

Die einfache Bedienung des Heimmanagers ermöglicht eine relevante Stammdatenerfassung, die nicht nur die Information zur Verwaltung und Abrechnung umfasst, sondern auch viele andere zusätzliche Informationen, wie Kontaktdaten, Befreiungen und historische Informationen. Wichtige Adressen wie die Kontaktdaten von Ärzten, Krankenhäusern und Pflegekassen werden systemweit nur einmalig angelegt und können anschließend den einzelnen Bewohnern zugeordnet werden.

Die erfassten Stammdaten werden automatisch auch den anderen HEIMBAS-Programmlösungen zur Verfügung gestellt. Dienstplan, Pflege- oder Betreuungsdokumentationen sowie das Finanzwesen greifen auf diese Daten zurück. Somit entfällt die Zeit für die Doppelerfassung und Datenpflege, welche Sie in wertvolle Arbeitszeit investieren können. 

Bargeldverwaltung

Das Modul der Bargeldverwaltung kann entweder einzeln im Heimmanager verwendet werden oder in Kombination mit der Finanzbuchhaltung. Es können alle Bargeldbuchungen der Bewohner darüber verfolgt werden. Verschiedene Auswertungen für die Finanzen, aber auch für die Bewohner bzw. Angehörige geben einen lückenlosen Aufschluss des Bargeldes. Unter anderem ist es möglich mit dem Rechnungsdruck automatisch einen Bewohnerauszug zur Dokumentation zu drucken. Die Bargelder werden automatisch aus der Fakturierung gebucht. Die Auszahlungen erfolgen über den Heimmanager, der Kasse (Geschäftskasse, Kioskkasse) oder direkt aus der Buchhaltung. Bei jugendlichen Bewohnern besteht zu dem noch die Möglichkeit altersbezogene Taschengelder zu verwalten. In der Finanzbuchhaltung können entsprechende Abstimm-/ Sammelkonten eingerichtet werden. 

Abrechnung

Auf Knopfdruck unterstützt HEIMBAS Sie mit der Abrechnung. Bei der Abrechnung stehen zur Erfassung der An-/Abwesenheit entsprechende Kalenderfunktionen zur Verfügung. Diese greifen für den aktuell abzurechnenden Monat, jedoch auch für rückwirkende Monate bei nachträglichen Veränderungen oder für zukünftige Monate zur Erfassung. Bei der Erfassung kann auch nur ein Tag zu Beginn der Abwesenheit festgesetzt werden, welcher bis auf weiteres, inkl. aller Abrechnungsmodalitäten (max. Krankheitstage, etc.) monatsübergreifend zur Abrechnung gelangt. Die Berechnungen erfolgen tageweise oder als Monatspauschalen, je nachdem, wie die Berechnungsgrundlagen im Einrichtungs-/Leistungsartenstamm festgelegt wurden. Hierbei werden sämtliche Pflegegradwechsel entsprechend berücksichtigt. Erfolgt ein nachträglicher Pflegegradwechsel, werden die abgerechneten Leistungen automatisch neu berechnet.

HEIMBAS unterstützt Sie natürlich auch bei den verschiedensten Stornofunktionen inkl. entsprechender Neuberechnungsmöglichkeiten. Die erfolgte Rechnungslegung wird archiviert und kann jederzeit wieder abgerufen werden. Alle Rechnungen verarbeitet die installierte HEIMBAS Finanzbuchhaltung automatisch. Nach dem Rechnungsdruck werden alle Daten für den Datenträgeraustausch nach §302 und §303 SGB V und nach §105 SGB XI bereitgestellt und an die Datenannahmestellen versendet. Eine Verschlüsselungssoftware garantiert die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes. Es ist natürlich möglich, die Rechnungen bei Lastschrifteinzug Sepa-Konform auszudrucken.

Statistiken

Umfangreiche Statistiken runden den Heimmanager als Verwaltungssoftware ab. Kostenträgerauswertung, Bewohnerauswertung, Rechnungen, Nutzungslisten und vieles mehr lassen sich als Zahlenmaterial ohne Schnittstellen und als graphische Darstellung auswerten. Durch die freie Definition der Unternehmens- und Einrichtungsstruktur können alle Stamm- und Bewegungsdaten auf verschiedenen Hierarchie-Ebenen jederzeit ausgewertet werden.

In dem Auswertungscockpit haben Sie noch mehr Möglichkeiten um sich einen Überblick in Form von Diagrammen zu bilden. Es werden automatisch alle benötigten Daten der Leistungen, Bewohner und Abrechnungen ermittelt. So entstehen aussagefähige Grafiken, die Ihnen eine verlässliche Grundlage für Ihre Zukunftsentscheidungen geben. Aufgrund der freien Definition der Unternehmens- und Einrichtungsstruktur können alle Stamm- und Bewegungsdaten auf verschiedenen Hierarchie-Ebenen jederzeit ausgewertet werden.

Servicegesellschaften

Für Einrichtungen und Trägergesellschaften ist eine eingebundene Servicegesellschaft heutzutage selbstverständlich. Das Modul für Management- und Servicegesellschaft für soziale Einrichtungen bietet einen  breit gefächerten Leistungsumfang. Es können zahlreiche Verwaltungsleistungen vom  Angebotsmanagement bis zur Rechnungserstellung durchgeführt werden. Mit einer separaten Kundenakte und entsprechenden Anschluss an alle anderen HEIMBAS-Anwendungen sind Sie für diesen Unternehmensbereich bestens abgedeckt. Leistungen, die für die Bewältigung des Alltagsbetriebes sozialer Einrichtungen unverzichtbar sind, werden somit aus einer Hand angeboten. Des Weiteren kann dieses Modul zur Fakturierung anderen Branchen ggfs. mitbenutzt werden. Die durch dieses Modul erzeugten Intercompany-Buchungen können im Konzernabschluss des Finanzwesens direkt eliminiert werden.

Betreutes Wohnen

Jedem Mieter können unterschiedliche Mietverträge zugeordnet werden, welche wiederum zeitlich beschränkt sein können. Natürlich werden auch zu jedem Mieter die Ärzte und einzelnen Kontaktpersonen (z.B. Angehörige etc.) hinterlegt, sowie auch der evtl. beauftragte ambulante Dienst des Mieters. Alle notwendigen Informationen für die spätere Mietnebenkostenabrechnung werden ebenfalls hinterlegt.

Jeden Monat wird der Mietzins inkl. der Nebenkosten pro Mieter zum Soll gestellt. Sollte die HEIMBAS Finanzbuchhaltung vorhanden sein, erfolgt automatisch die entsprechende Buchung. Diese Sollstellung kann natürlich auch per SEPA-Einzug direkt wieder ausgeglichen werden.
Für jedes einzelne Gebäude haben Sie die Möglichkeit, eine Renditerechnung durchzuführen. An dieser können Sie den vorhanden Mietzins, Ihre Hypothekenkosten und die Reparaturkosten (aus der Projektverwaltung der Finanzbuchhaltung) gegenüberstellen.

Essen auf Rädern

Wenn Sie Kunden mit Mahlzeiten nach Hause beliefern, bildet dieses Modul das ideale Werkzeug zur Unterstützung der darin beinhalteten Prozesse.

Der Kundenmanager bietet Ihnen eine übersichtliche Aufstellung des aktiven Kundenbestandes. Von hier aus können Sie auch direkt neue Kunden anlegen und die wöchentlichen Mahlzeitenbestellungen Ihrer Kunden in HEIMBAS erfassen.

Die Auslieferung der Mahlzeiten ist in Form von Touren organisiert. Bei der Anlage eines Kunden wird festgelegt, zu welcher Tour dieser gehört und in welcher Reihenfolge die Auslieferung an den Kunden erfolgt. Der Tourenplan ergibt sich dann täglich automatisch auf Grundlage der eingebuchten Bestellungen.

Ein Packzettel für die Küche und eine Auslieferungsliste für den Fahrer runden dieses Modul ab.

Geschäftsbriefe

Simpel und einfach wurde die Funktion der Geschäftsbriefe gestaltet. Der Vorteil: Sie können auf gängige Textverarbeitungsprogramme verzichten. Das spart Zeit und Kosten.

Reduziert auf die nötigsten Funktionen bietet HEIMBAS die Möglichkeit Geschäftsbriefe in kürzester Zeit zu schreiben. Als Adressat können entweder hinterlegte Adressen ausgewählt, wie z.B. von Ärzten oder Krankenkassen oder neue Empfänger angelegt werden.

Soll zum Beispiel der Brief wiederholt in einem zeitlichen Rahmen versendet werden, kann er als Vorlage abgespeichert und somit jederzeit wieder verwendet werden. Anpassungen in der Briefvorlage können natürlich noch erfolgen.

Checklisten

Genau definierte Abläufe sind Grundlage für ein geregeltes Qualitätsmanagement sowie für einen reibungslosen Arbeitstag. Um nichts in einem Arbeitsvorgang zu vergessen, kann alles wichtige in HEIMBAS mit Checklisten definiert werden.

Checklisten, die die Arbeitsabläufe in dem Heimmanager wie zum Beispiel bei einer Klientenaufnahme oder in dem Dienstplanmanager „Neuanstellung Mitarbeiter“ festlegen, werden in HEIMBAS hinterlegt und generieren nach abhaken der einzelnen Punkte sofort den neuen Arbeitsvorgang.

Hinter den einzelnen Arbeitsschritten können zusätzliche Formulare zur Bearbeitung verknüpft werden. Formulare, wie der Heimvertrag, beziehen im Hintergrund die gewünschten Stammdaten und Informationen.

Die einzelnen Checklisten stehen auch zum Ausdruck bereit und können somit den Arbeitstag auf Schritt und Tritt weiter dirigieren und leiten.

Angehörigen App

Wirtschaftliches Denken heißt oft Prozesse zu verkürzen. Die neue App von HEIMBAS verkürzt vor allem den Kommunikationsweg zwischen dem Heim und den Angehörigen. Übersichtlich werden in der browserbasierten App alle wichtigen Informationen differenziert verdeutlicht.

Zum Beispiel werden bei dem Reiter „Stammdaten“ des Angehörigen nicht nur klassische Daten wie Name und Geburtsort angezeigt, sondern auch hinterlegte Bezugspersonen oder erstellte Diagnosen. Auch die Bargeldbewegungen können von zuhause aus verfolgt werden. Rechnungen werden automatisch in das Portal hochgeladen und ersparen den Versand per Post. Das integrierte Beschwerdemanagement gibt den Angehörigen die Möglichkeit Kritik zu äußern und somit die Qualität in den Heimen zu erhöhen. Verkürzte Kommunikationswege können zum einen durch die Cloud-Ereignisse oder zum anderen durch den Download der benötigten Formularen erzeugt werden.

Setzen Sie auf den neuen Dialoglevel und profitieren Sie von einem modernen und zukunftsorientierten Image Ihrer Einrichtung.